Hilfe

Im Suchschlitz auf dem Dashboard oder über jede andere Seite im Portal können Sie nach folgenden Kriterien suchen:

• Sendungsnummer (auch internationale)
• Kundenreferenz
• Quittungsnummer
• Barcode von der Benachrichtigungskarte
• Auftragsnummer eines Retourenabholauftrags

Geben Sie einfach das Ihnen bekannte Suchkriterium ein und klicken Sie anschließend auf den Button "Suchen" oder drücken Sie die "Enter-Taste".

Suche über die Sendungsnummer
Durch Eingabe der Hermes Sendungsnummer ist der aktuelle Sendungsverlauf einsehbar. Die eindeutige Sendungsnummer besteht aus 14 Ziffern oder aus einem H gefolgt von 19 Ziffern. Die Sendungsnummer ist in Klarschrift unter dem Barcode auf dem Sendungsetikett aufgedruckt. Bei der Suche nach einer Sendungsnummer wird genau die Sendung angezeigt, die zu der eingegebenen Nummer gehört.

Suche nach der Kundenrefenz
Durch die Eingabe einer Kundenreferenz können Sie anhand der von Ihrem Unternehmen an Hermes übertragenen Identifikationsnummer (z.B. Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer) eine Suche zum Sendungsverlauf starten. Unter einer Kundenreferenz können mehrere Sendungen in einer Liste angezeigt werden. Alle angezeigten Sendungen wurden unter Angabe der gleichen Kundenreferenz versendet.

Suche nach der Quittungsnummer
Mittels der Quittungsnummer können Sie Sendungsinformationen anhand von Retourenquittungen finden. Eine Retourenquittung erhalten Ihre Kund*innen bei der Abgabe von Retouren an einem der rund über 16.500 Hermes PaketShops oder bei einer beauftragten Retourenabholung direkt bei Ihren Kund*innen.
Unter einer Quittungsnummer können mehrere Sendungen in einer Liste angezeigt werden. Alle angezeigten Sendungen wurden in diesem Fall gemeinsam abgeholt bzw. abgegeben.

Suche nach dem Barcode der Benachrichtigungskarte
Haben Ihre Kund*innen eine Benachrichtigungskarte erhalten, können Sie anhand der Nummer unterhalb des Barcodes auf der Benachrichtigungskarte nach der Sendung suchen.

Auftragsnummer eines Retourenabholauftrags
Wenn Sie im myHermes Business-Portal eine Retourenabholung gebucht haben, erhalten Sie anschließend eine Auftragsnummer. Diese können Sie jedoch erst ab 22 Uhr am Vortag der tatsächlichen Abholung suchen und somit die Retourenabholung verfolgen bzw. prüfen.

Über das Dashboard haben Sie die Möglichkeit nach erweiterten Suchkriterien - Empfänger*innendetails zu suchen. Es stehen die folgenden vorgefertigten Suchmuster zur Verfügung:

• Nachname + Ort
• Nachname + PLZ
• Nachname + Straße + PLZ
• Straße + Ort
• Straße + PLZ
• Land + Ort + PLZ

Sobald Sie auf eines der vorgefertigten Suchmuster klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die entsprechenden Suchkriterien eingeben können.

Nutzen Sie die Mehrfachabfrage über das Dashboard, um nach diversen Sendungen gleichzeitig zu suchen.

• Nachdem Sie auf die Kachel "Mehrfachabfrage" geklickt haben, erscheint ein Formular, in dem Sie als erstes das Suchkriterium auswählen können: Sendungs- oder Quittungsnummer.
• Anschließend können Sie die zu suchenden Nummern manuell untereinander eingeben (ohne Kommata).
• Alternativ können Sie auch eine csv.- oder txt.-Datei importieren. Hierfür kann die Datei per Drag&Drop auf die Fläche gezogen werden oder Sie wählen eine Datei von Ihrem Rechner aus. Die Importdatei darf nur eine Spalte mit den entsprechenden Sendungsnummern ODER Quittungsnummern enthalten.
• Es können bis zu 100 Datensätze importiert werden.
• Anschließend erhalten Sie alle Suchergebnisse als Sendungsliste.

Bei einem konkreten Suchergebnis erhalten Sie eine Übersichtsseite mit Informationen zu der gefundenen Sendung.

Auf den ersten Blick sehen Sie im Kopfbereich:

• den Kurzstatus der Sendung
• die Sendungsart (Zustellsendung, Retoure/Rücksendung oder Abholauftrag)
• Empfänger*innen-Informationen
• Sendungsnummer
• Ggf. die Kundenreferenz
• den (Zustell-)Ort
• Aktueller Status und Fortschritt der Sendung
• Optimierte Zustellprognose oder das Zustelldatum

Button "Aktion wählen"
Hier können Sie sendungsbezogenen Aktionen durchführen (z.B. einen CSV-Export, eine Retourenabholung oder WunschZustellung). Details dazu finden Sie weiter unten im Hilfebreich.

Darunter befinden sich ergänzende Zusatzinformationen:

Sendungshistorie
Hier sind alle Status aufgelistet, die zu der Sendung/Retoure oder dem Abholauftrag erzeugt wurden:

• verständliche Texte zum Status der Sendung​
• Angabe realer Orte​
• Angabe von Verspätungsgründen​
• intelligente Algorithmen zur Verbesserung​ des Sendungsverlaufes​

Wenn Sie sich fragen, was mit der Sendung passiert ist und wo sie sich aktuell befindet, finden Sie hier die Antworten dazu. Der aktuellste Status wird als erstes angezeigt.

Zustellung und Abliefernachweis
In diesem Bereich erhalten Sie Auskunft über den (Zustell-)Ort, ggf. den tatsächlichen Zustellort und die Anzahl der Zustellversuche. Hier können Sie sehen, wenn sich der Zustellort geändert haben sollte oder wo die Sendung tatsächlich zugestellt wurde (z.B. in der Nachbarschaft). Ggf. wird Ihnen ein Abliefernachweis angezeigt. Diesen können Sie zur weiteren Verwendung herunterladen. Der Abliefernachweis:

• ist am nächsten Werktag ersichtlich
• ist nicht ersichtlich bei Inselzustellung
• ist nicht ersichtlich bei einer Vollmachtzustellung
• zeigt ggf. die Adresse der Ersatzempfänger*innen/ Nachbar*innen
• zeigt die Unterschrift der Empfänger*innen (Ausnahme: keine Unterschrift bei Nachbarschaftszustellung aus Datenschutzgründen)

Zusatzservices
Hier finden Sie Informationen darüber, ob ein Zusatzservice - wie beispielsweise "EilService" - gebucht wurde. Auch alle gebuchten WunschServices werden hier angezeigt: zum Beispiel ein WunschPaketShop oder ein dauerhafter Ablageort. Zudem können Sie einsehen, wann und von wem die Services nachträglich gebucht wurden (durch Ihr CallCenter, den Hermes Kundenservice oder durch Ihre Empfänger*innen über myhermes.de)​ und ob es sich um einen einmaligen oder dauerhaften Service handelt. Per Klick auf den Link neben dem WunschService finden Sie - sofern vorhanden - weitere Details.

Weitere Sendungsinformationen
Unter "Sendung" werden Ihnen spezifische Informationen zum Paket aufgelistet. Dies sind Details wie zum Beispiel weitere Referenznummern oder das gemessene Volumen, Gewicht und die Paketabmessungen. Die Messungen stammen von unseren Scannern aus dem jeweiligen Verteilzentrum.

Empfänger*inbenachrichtigung
In diesem Bereich erhalten Sie Auskunft über Sendungsnachrichten, die Ihre Empfänger*innen erhalten haben - zum Beispiel Paketankündigungen, Benachrichtigungen bei Nachbarschaftsabgabe oder Zustellbestätigungen. Mit Klick auf eine E-Mail, öffnet sich ein Fenster mit dem jeweiligen Inhalt der Mail, die Ihre Kund*innen erhalten haben - sofern Ihre Kund*innen diese nicht eigenständig nachträglich über myhermes.de beauftragt haben (aus Datenschutzgründen).

Wenn Ihre Suche mehrere Ergebnisse enthält, beispielsweise bei der Suche nach "Nachname + Ort" oder nach einer Kundenreferenz, wird Ihnen eine Sendungsliste angezeigt, die alle dazugehörigen Sendungen anzeigt.

Auf einen Blick sind alle wichtigen Informationen zur jeweiligen Sendung zu sehen. Dazu gehören zum Beispiel die Sendungsnummer, die Sendungsart, der Kurzstatus (z.B. "Unterwegs" oder "Zugestellt"), als auch die Namen der Empfänger*innen.

Oberhalb der Sendungsliste steht Ihnen eine Drop-Down-Auswahl zur Verfügung. Sobald Sie einzelne Sendungen oder alle Sendung der Seite ausgewählt haben, aktiviert sich der Button "Ausführen" und Sie können zu den ausgewählten Sendungen die Abliefernachweise oder alle weiteren Informationen exportieren.

Sie können die Liste nach allen Spalten sortieren und die Anzahl der Einträge pro Seite definieren. Sie habe die Auswahl zwischen 25 und bis zu 250 Einträgen pro Seite.

Bei einem Klick auf die Zeile einer Sendung werden Ihnen die Sendungsdetails eingeblendet. Am Ende jeder Zeile befinden sich Buttons zur Sendungshistorie, dem Abliefernachweis und das "Drei-Punkte-Menü", wo sie Aktionen zur Sendung durchführen können - wie z.B. Export der Sendunginfos oder die Buchung von Retourenabholungen und WunschServices.

Sendungsdatenexport über die Sendungsdetails​

Über „Aktion auswählen“ kann eine CSV-Datei exportiert werden. Anschließend erhalten Sie alle Informationen zu dieser Sendung als Download in einer CSV-Datei:​

• Haupt-Informationen​ der Kopfzeile
• Sendungshistorie​
• Zustellungsinformationen​
• Zusatzservices​
• Sendungsinformationen​
• Empfänger*innenbenachrichtigungen

Hinweis: Abliefernachweise müssen separat exportiert werden​

Sendungsdatenexport über die Sendungsliste​

Auch auf der Sendungsliste können einzelne Sendungsdaten über das „Drei Punkte-Menü“ am Ende jeder Zeile exportiert werden.
Zudem können mehrere Sendungen gleichzeitig bzw. die gesamte Sendungsliste heruntergeladen werden: Haken Sie die zu exportierenden Sendungen an, klicken Sie auf „Aktion auswählen“, „Ausgewählte Daten als CSV exportieren“ und „Ausführen“. ​Anschließend erhalten Sie alle Informationen zu diesen Sendungen in einer gemeinsamen CSV-Datei als Download (wie oben beschrieben).

Abliefernachweisexport über die Sendungsliste​

Über die Sendungsliste können auch mehrere Abliefernachweise gleichzeitig exportiert werden:​

• Haken Sie die dazugehörigen Sendungen an, klicken Sie auf „Aktion auswählen“, „Ausgewählte Abliefernachweise exportieren“ und „Ausführen“. ​
• Aus Datenschutzgründen ist es notwendig Ihr berechtigtes Interesse zu bestätigen. ​
• Anschließend erhalten Sie alle Abliefernachweise in einer zip.-Datei mit einzelnen PDFs.